En etkili zaman yönetimi tekniklerini araştıran milyonlarca insan vardır. Günümüz yoğunluğu ve koşturmacasında her şeye doğru vakti ayırmak oldukça güçleşen bir durum haline geldi. Özellikle teknolojinin gelişmesi ve globalleşmenin de etkisiyle özellikle profesyonel insanların en büyük dertlerinden biri haline gelmiş olan zaman yönetimi, en doğru şekilde nasıl yapılır? Her şeye doğru vakti ayırabilmek, sorumlulukları, işleri zamanında yerine getirmek ve bunun yanı sıra kendimize ve çevremize de yeterli zamanı ayırmayı nasıl en doğru şekilde sağlayacağız?
Çalışma prensipleri ve en etkili zaman yönetimi teknikleri kişiden kişiye değişiklik gösterebilir. Bu yazımızda en etkili olarak gördüğüm 4 zaman yönetimi tekniğini sizlere anlatacağım.
Pomodoro Tekniği
Pomodoro tekniği en etkili zaman yönetimi teknikleri arasında yer almaktadır. Bu yöntemde bir zamanlayıcıya ihtiyacınız olacak. Zamanlayıcıyı 25 dakikaya ayarladıktan sonra çalışmaya başlamalısınız, ayarlanan 25 dakikanın bitmesinin ardından 5 dakikalık mola vermelisiniz. Toplamda harcanmış olan bu 30 dakikalık süreye 1 pomodoro denmektedir. Yapılacak işin miktarına göre arka arkada 4 pomodoro yapabilirsiniz. 4 pomodoro iş için yeterli gelmiyorsa her 4 pomodoro arasında 20-30 dakika arasında uzun molalar vermelisiniz.
Kanban Tekniği
Bu teknik için öncelikle, yapılacak işleri bilgisayara veya bloknot deftere yazmanız ve görselleştirmeniz gerekiyor. İşlerinizi görselleştirirken 3 ana başlık altında toplamanız gerekiyor.
- İlk olarak yapmanız gereken “Yapılacaklar” başlığı oluşturmanız. Altına maddeler halinde yapılacak işlerinizi sıralayın.
- İkinci başlıkta ise “Yapıyor Olduklarım” yani şu an yapmakta olduğunuz işleri sıralamalısınız. İlk olarak yazılan “Yapılacaklar” bölümünde bulunan işleri de şu an yapılmaya başlanan işleri de bu başlık Altına kayıt etmelisiniz.
- Son başlıkta ise bitirilen işlerinizi topladığınız bölüm olmalı. İkinci bölümde yazılan işler bitirildiği zaman bu başlık altında toplanıyor. Bu noktadaki amaç, bitirilen işlerinizi görmeniz ile motive olmanızı sağlamak.
Einsenhower Matrisi
En etkili zaman yönetimi tekniklerinden bir diğeri ise Einsenhower matrisidir. Burada işleri “Acil” , “Acil değil” , “Önemli” , “Önemli değil” şeklinde 4 başlığa ayırmanız gerekiyor. Yani işleri önceliklerine göre sıralıyorsunuz.
- Acil ve Önemli İşler: Bitiş süresi yaklaşmış ya da erteleyemeceğiniz işler.
- Acil değil ve Önemli: Uzun zaman yayarak yapılması gereken önemli işler.
- Acil ve Önemsiz: Kendinizin belirlemediği şekilde ortaya çıkan, planlanmamış işler. Geri dönülmesi gereken acil e-mailler, telefon görüşmeleri örnek olarak verilebilir.
- Acil değil ve Önemsiz: Yapılması gereken, yapılınca aradan çıkacak olan ama yapılmasa da bir şey kaybettirmeyen işler.
Yapılacak İşleri Not Alın
Bütün en etkili zaman yönetimi tekniklerinin içerisinde yazmak, görselleştirmek bulunuyor. Düzenli notlar almak, bilgisayar, telefon, bloknot veya ajanda kullanarak işlerinizi ve diğer şeylere ayıracağınız vakitleri planlayarak ilerlemek zaman yönetimi konusunda sizi ileriye taşıyacaktır.
